Puszukujemy wykonawcy usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

 

 

Na wykonanie zadania:

 

 

 

I . Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO:

 

Karkonoski Park Narodowy z siedzibą w Jeleniej Górze

Chałubińskiego 23

58-570 Jelenia Góra

 

II. Opis przedmiotu zamówienia:

 

1. Świadczenie  usług pocztowych  w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie  przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych  zwrotów na potrzeby Karkonoskiego Parku Narodowego z siedzibą w Jeleniej Górze.

 

2. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi pocztowe zgodnie z powszechnie
obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności Ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529 .), Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 29 kwietnia 2013 r w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. , poz. 545),, Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003r w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003 r. Nr 183, poz. 1795 z późn. zm.), Światową Konwencją Pocztową - Protokół Końcowy - Bukareszt 2004, (Dz. U. z 2007 r. Nr 206, poz. 1495),Regulaminem dotyczącym Paczek pocztowych - Protokół Końcowy - Berno 2005 (Dz. U.z 2007 r. Nr 108, poz. 745), Regulaminem Poczty Listowej - Protokół Końcowy - Berno2005 (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 744 ).

 

3. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich do adresata bez ubytku i uszkodzenia określając jednocześnie rodzaj przesyłki i znak opłaty.

 

4. Realizacja przedmiotowych usług odbywać się będzie poprzez właściwe przygotowanie przez Zamawiającego przesyłek do nadania, sporządzenie zestawienia ilościowego nadanych przesyłek nierejestrowanych oraz pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych. Zestawienie ilościowe oraz wpis do pocztowej książka nadawczej sporządzane będą w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem: oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania w sposób trwały i czytelny informacji jednoznacznie identyfikującej adresata i nadawcę.

 

 5. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe do 2000 g:

a) zwykłe – przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,

b) zwykłe priorytetowe – przesyłka nie rejestrowana listowa najszybszej kategorii,

c) polecone – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

d) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii,

e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

g) z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości zwykłej wartości utraconych rzeczy.

 

6. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe:

a) zwykłe – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii

b) priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii,

c) pobraniowe – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii ( za pobraniem opłaty),

d) z zadeklarowaną wartością – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością,

e) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO).

Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach:

minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,

maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.

minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub długość 500 mm lub szerokość 500 mm,

maksimum – suma długości i największego obwodu w innym kierunku niż długość nie może być większa 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

7. Przesyłki pocztowe będą dostarczane przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku do godz. 12.30 do siedziby Zamawiającego - ul. Chałubińskiego 23, 58-570 Jelenie Góra - sekretariat (parter).

 

8. Odbiór przesyłek przez Wykonawcę dokonywany będzie w siedzibie Zamawiającego w
sekretariacie /parter/, codziennie w dni robocze /poniedziałek - piątek/ w godz. 11.00 - 13.00.

 

9. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata/potwierdzenie odbioru/ niezwłocznie po dokonaniu przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej doręczenia. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki /awizo/ ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.

 

10. Przedmiot zamówienia obejmuje także zwrot do siedziby nadawcy niedoręczonych przesyłek niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia.

 

11. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy.

12. Znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony pieczęcią wykonaną według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę.

13. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezpłatne formularze potwierdzeń odbioru.

 

14. Od Wykonawcy wymaga się, aby usługa doręczania przesyłek pocztowych świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.

 

15. Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, następować będzie w tym samym dniu, w którym nastąpił odbiór przesyłek przez Wykonawcę z siedziby Zamawiającego.

 

16. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcie nadania przesyłek na dzień następny w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek ( nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z opisami na przesyłkach, brak znaków opłaty ) i braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym.

17. Wykonawca będzie wystawiał faktury VAT w okresach rozliczeniowych równych jednemu miesiącowi kalendarzowemu. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany.

18. Dane o planowanej ilości przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym mają charakter szacunkowy, stanowią element niezbędny służący wyborowi najkorzystniejszej oferty i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach.

 

19. Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony przetwarzanych
danych osobowych zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z póź. zm.).
20.. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z
przepisami, o których mowa w ust. 1. Zamawiający realizuje obowiązki Administratora
Danych Osobowych określone w przywołanej w ust. 1 ustawie.
21. Wykonawca oświadcza, że systemy wykorzystywane w procesie przetwarzania danych
osobowych spełniają wymogi zawarte w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych
osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać
urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r, Nr 100, poz. 1024) (jeżeli dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych).

22. Wykonawca zapewnia, że przetwarzane dane osobowe będą wykorzystywane wyłącznie
w celu realizacji umowy.

23. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadamiania
Administratora Danych Osobowych o stwierdzeniu prób lub faktu naruszenia poufności
danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy.
24. Wykonawca na pisemne żądanie Administratora Danych Osobowych umożliwia
Zamawiającemu przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych
osobowych w sytuacjach odnotowania incydentu, o którym mowa w ust. 5.
25. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania Umowy w przypadku stwierdzenia
omijania przez Wykonawcę warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.
26. Wykonawca jest obowiązany do zachowania należytej staranności w zakresie
uzasadnionym względami technicznymi lub ekonomicznymi przy zabezpieczaniu
urządzeń i obiektów wykorzystywanych przy świadczeniu usług pocztowych oraz
zbiorów danych przed ujawnieniem tajemnicy pocztowej.
27. W przypadku wykonania przedmiotu przy pomocy podwykonawców Wykonawca ponosi
wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za świadczone usługi.

28. Wykonawca zobowiązany jest do potwierdzenia odbioru przesyłki nadanej przez Zamawiającego w wykazie przesyłek nadanych zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. Nr 276, poz. 1631 z późn. zm).

29. Termin realizacji zamówienia: od 01.01.2014r. do 31.12.2016r.r. tj. przez okres 36 miesięcy lub do wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia w wysokości 14 tys euro netto, z tym zastrzeżeniem, że obowiązek bieżącej kontroli poziomu wykorzystania tej kwoty należy do Zamawiającego.

30. Wykonawca będzie wystawiał faktury VAT w okresach rozliczeniowych równych jednemu miesiącowi kalendarzowemu. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki pocztowe faktycznie nadane lub zwrócone w okresie rozliczeniowym, stwierdzona co do rodzaju, ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny podane w Formularzu ofertowym. Do faktury będzie dołączone zbiorcze zestawienie przesyłek nadanych w tym okresie przez Zamawiającego.

 

 

III.               FORMA ZŁOŻENIA OFERTY:

Ofertę na Formularzu oferty należy złożyć w terminie do dnia 13.12.2013 w formie:

- pisemnej (osobiście, listownie) na adres:

Karkonoski Park Narodowy z siedzibą w Jeleniej Górze

ul. Chałubińskiego 23

58- 570 Jelenia Góra

- faxem na numer: 0757553348 w. 13

- w wersji elektronicznej na e-mail: sekretariat@kpnmab.pl

W przypadku wybrania Państwa oferty zostaną Państwo poinformowani odrębnymi pismami o terminie przeprowadzenia negocjacji lub podpisania umowy.